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EXCELの達人 ガントチャートを作ってみよう!
今回のEXCELの達人は、「ガントチャートの作り方」をご紹介いたします。
ガントチャートとは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表のことです。一般的にガントチャートは、縦軸に作業内容や担当者、開始・終了日などを、横軸に時間を記載します。全体の計画を見える化し、誰が何を担当しているのかもすぐに分かります。
作成方法はいくつかありますが、今回は簡単な作成方法をご紹介します。
以下のようなガントチャートを作成してみましょう。
F1のセルに「2024/3/1」と入力
F1のセルを選択した状態で右クリック→「セルの書式設定」を選択
「ユーザー定義」から「種類」を「m月d日」に指定
これで「〇月〇日」と表示されるようになります。
オートフィル機能で右に伸ばす
F2セルから右端(O2セル)までを範囲選択し、「ホーム」タブから「セル結合を結合して中央揃え」をクリック
結合したセルに該当年月を入力
F3セルに「=DAY(F1)」と入力
このDAY関数を使用すると、日付データから「日」を取り出すことができます。
F3セルをオートフィルで右にコピー
F4セルに「=TEXT(F1,"aaa")」と入力
Text関数を使用すると、日付データを元に曜日を表示できます。
F4セルをオートフィルで右にコピー
F1からO4までを範囲選択し、「ホーム」タブで「枠線」をつけて「中央揃え」をクリック
これで日付の部分は完成です。
続いて表の左部分を作成していきます。
見出しが「タスク名」、「担当者名」、「ステータス」、「開始日」、「完了日」となる表を作成します。
表の大枠が作成できたら「タスク名」、「担当者名」を入力していきます。
ステータスはプルダウンリストを使い「未着手」・「着手中」・「完了」の3つから選択できるようにします。
プルダウンリストの作成手順は以下のとおりです。
C5セルを選択
「データ」タブから「データの入力規則」をクリック
「入力値の種類」から「リスト」を選択
「元の値」に「未着手,着手中,完了」と入力
これでプルダウンリストが完成です。
「開始日」と「終了日」にはそれぞれ「3/1」、「3/4」と入力します。
表の左部分が完成しました。
各タスクの「開始日」から「完了日」までの期間の日付に色が塗られるよう設定します。
F5セルを選択
「ホーム」タブ→「条件付き書式」→「新しいルール」をクリック
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、
「次の数式を満たす場合に、書式設定するセルを決定」に、=AND(F$1>=$D5,F$1<=$E5)と入力
AND関数は複数の条件を満たしているかどうかの判定ができる関数です。
このように設定することで、指定セルの日付が「開始日よりも後ろ」かつ、「終了日より前」という条件を指定することができます。
入力する際には「$」の位置に気をつけましょう。
これで条件の指定ができたので、条件を満たす場合にどうするかを「書式」で設定します。
「塗りつぶし」から「黄色」になるように設定しました。
これでOKを押すと以下のようにセルの背景色が変わります。
今作成したF5のセルを右端(O5)に向かってコピーします。
すると「タスク1」について「開始日」から「完了日」までの範囲にあるセルの背景色が黄色になりました。
そのまま下(O8)に向かってコピーすると、全てのタスクについて「開始日」から「完了日」までの範囲にあるセルの背景色が黄色になります。
次は、休日に異なる色をつけてみましょう。土曜日と日曜日に色をつけます。
手順は以下のとおりです。
まず、F3からF7を範囲選択
続いて先程と同様、「ホーム」タブ→「条件付き書式」→「新しいルール」をクリック
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、
「次の数式を満たす場合に、書式設定するセルを決定」に、
=OR(WEEKDAY(F$1)=1,WEEKDAY(F$1)=7)と入力します。
OR関数を使うことで「または」という条件の指定が可能です。
WEEKDAY関数は引数に指定した日付が何曜日に当たるのかを1〜7で返してくれます。
そのため上記のように指定することで、「日曜日(1)」または「土曜日(7)」ならば、という条件の指定が可能です。
続いて休日の色を選択するため、「書式」をクリックします。
「塗りつぶし」から「グレー」になるように設定しました。
続けてこの条件式を右にコピーしていきます。
F3からF7を範囲選択した状態で、右端までドラッグします。
すると、土曜日と日曜日のセルの背景色がグレーに変わりました。
1行目を「非表示」にすると、よりスッキリ見えますね!
これでガントチャートの完成です。
上記でご紹介したほかにも、担当者別に色分けをしたり、進捗度を計算する方法などもあります。ぜひこの機会にオリジナルのガントチャートを作成してみてください。
また、残り日数を表示させることで、「タスクがスケジュールどおりに終わらない」ということもなくなります。積極的に活用してみましょう!
営業推進部 深田
2024/2/13 09:06
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